Automatisierung für Hausverwaltungen

Mieter-E-Mails sind dem Objekt zugeordnet, Dringendes ist markiert, und Rechnungen sind gegen Auftrag und Objekt geprüft, bevor du freigibst.

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Wo die Zeit bleibt

Vier Stellen, an denen in Hausverwaltungen die Routine das Team bindet.

Ein Postfach für alles

Schadensmeldungen, Fragen zur Abrechnung, Beschwerden und Werbung landen im selben Postfach. Welches Objekt gemeint ist, steht selten im Betreff.

Dringendes zwischen Routine

Ein Wasserschaden oder ein Heizungsausfall darf nicht bis morgen warten. Im vollen Postfach fällt er trotzdem erst auf, wenn jemand die E-Mail öffnet.

Handwerker anfragen und vergleichen

Für jeden Schaden die passenden Handwerker anschreiben, Angebote einsammeln, nebeneinanderlegen: Das kostet mehr Zeit als die Entscheidung selbst.

Rechnungen gegen Auftrag und Objekt

Handwerker- und Nebenkostenrechnungen gehören zum richtigen Objekt und müssen zum Auftrag passen. Bis zur Abrechnung soll nichts doppelt oder falsch gebucht sein.

Was wir zuerst angehen

Die drei Aufgaben aus dem Produktivitätsrechner. Die Stunden sind Beispielwerte für einen Betrieb mit 4 Mitarbeitern, aus Branchenzahlen geschätzt.

Handwerkerangebote einholen

Rund 3 Std. pro Woche

Aus einer Schadensmeldung entsteht die Anfrage an deine Handwerker. Die Angebote werden gesammelt und nebeneinandergelegt; entscheiden tust du.

Rechnungen und Nebenkostenbelege prüfen

Rund 6 Std. pro Woche

Rechnungen und Belege werden ausgelesen und mit Auftrag und Objekt abgeglichen. Was vom Auftrag oder vom Vorjahr abweicht, ist markiert, bevor jemand freigibt.

Mieteranfragen und Schadensmeldungen bearbeiten

Rund 12 Std. pro Woche

Mieter-E-Mails werden Objekt und Einheit zugeordnet und nach Anliegen sortiert. Dringende Fälle sind sofort markiert, und zu jedem Vorgang liegt ein Antwortentwurf bereit.

Mit deinen Zahlen rechnen: Produktivitätsrechner

Ein Ablauf als Beispiel

Eine Schadensmeldung, fünf Stationen. Die letzte gehört der Verwaltung.

01
Meldung geht ein
Per E-Mail, über das Kontaktformular oder das Mieterportal, oft mit Foto.
02
Objekt und Einheit zuordnen
Wer schreibt, welches Haus, welche Wohnung - und gibt es schon einen Vorgang dazu?
03
Dringlichkeit einschätzen
Wasser, Heizung, Gefahr: Solche Fälle sind sofort markiert und stehen oben.
04
Anfrage und Antwort vorbereiten
Die Anfrage an die passenden Handwerker und eine Eingangsbestätigung an den Mieter liegen als Entwurf bereit.
Mensch
Verwaltung gibt frei
Jemand aus dem Team sieht beides an, ändert, was nicht passt, und schickt ab.

Was die Automatisierung keinem Objekt sicher zuordnen kann, legt sie zur Seite und meldet es, statt zu raten.

Zum Durchklicken: Demo Anfrage KI-Agent

Systeme und Daten

Die Verwaltungssoftware bleibt

Wir tauschen keine Verwaltungssoftware aus. Zum Start arbeitet die Automatisierung daneben; die Anbindung, damit nichts doppelt eingetippt wird, kommt, wenn der Ablauf sitzt.

Mieterdaten mit Sorgfalt

Namen, Anschriften, Bankverbindungen und manchmal persönliche Umstände: Mieterpost ist sensibel. Verarbeitet wird nur, was der Vorgang braucht, auf Wunsch ausschließlich in der EU.

Keine Entscheidung über Mieter

Die Automatisierung sortiert und bereitet vor. Über Mietverhältnisse, Mahnungen oder Kündigungen entscheidet sie nichts; das bleibt bei deinem Team.

Freigabe bleibt beim Menschen

Keine Antwort an Mieter, kein Handwerkerauftrag und keine Rechnungsfreigabe ohne Blick aus dem Team. Jeder Schritt ist protokolliert.

Pakete und Preise

Drei Pakete als Beispiel, jedes baut auf dem vorigen auf. Im Preiskonfigurator wählst du jede Leistung dazu oder ab.

Start

Mieterpost sortiert

Mieter-E-Mails zu Schäden, Fragen und Beschwerden landen im Sammelpostfach, und Dringendes geht zwischen Routine unter.

1.490 € einmalig
+ 129 € im Monat

Entlastung

Rechnungen geprüft

Handwerker- und Nebenkostenrechnungen prüfst du von Hand gegen Auftrag und Objekt, bevor die Buchhaltung sie bekommt.

3.390 € einmalig
+ 239 € im Monat

Freiraum

Handwerker angefragt

Mieterpost, Rechnungen und Handwerkerangebote binden das Team, und in die Software wird alles doppelt eingetippt.

4.590 € einmalig
+ 269 € im Monat

Alle Leistungen einzeln: Preiskonfigurator

Beispielkalkulationen, keine Zusage. Alle Preise netto zzgl. USt.

Häufige Fragen

Muss ich meine Verwaltungssoftware wechseln?

Nein. Die Automatisierung setzt beim Postfach an und arbeitet zum Start neben deiner Software. Ob und wie sie später direkt hineinschreibt, prüfen wir im Erstgespräch für deine Software.

Erkennt die KI, welches Objekt gemeint ist?

Dafür gleicht sie Absender, Anschrift und frühere Vorgänge mit deinen Objektdaten ab. Was sie nicht sicher zuordnen kann, legt sie zur Seite und meldet es, statt zu raten. Wie gut das bei deinen Daten klappt, sehen wir in der Prozessanalyse an echten E-Mails.

Gehen dringende Schäden dabei unter?

Nein, im Gegenteil: Wasserschaden, Heizungsausfall oder Gefahr werden markiert und stehen oben, auch wenn das Postfach voll ist. Was als dringend gilt, legst du fest.

Lohnt sich das für eine kleine Hausverwaltung?

Gerade dort, wo wenige Leute viele Einheiten betreuen, stecken viele Stunden in Mieterpost und Rechnungsprüfung. Der Produktivitätsrechner zeigt mit deinen Zahlen, wie viele; im kostenlosen Erstgespräch sagen wir dir ehrlich, ob sich ein Projekt lohnt.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

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