Prozessautomatisierung ohne Softwarewechsel

Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst durch. Ausnahmen landen auf einem Stapel, den ein Mensch ansieht.

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Welchen Nutzen du hast

Vier Dinge ändern sich, wenn ein Ablauf nicht mehr von Hand angestoßen wird.

Kein Softwarewechsel nötig

Wir tauschen nichts aus. Die Automatisierung setzt auf den Programmen auf, die bei euch heute schon laufen.

Der Ablauf wartet nicht

Er startet, sobald der Auslöser da ist - auch abends, auch wenn gerade niemand daran denkt.

Ausnahmen bleiben sichtbar

Was nicht sauber durchläuft, landet mit Begründung auf einem Stapel, statt still liegen zu bleiben.

Nachvollziehbar Schritt für Schritt

Jeder Durchlauf ist protokolliert: was passiert ist, wann, und mit welchen Daten.

Wie es abläuft

Fünf Stationen. Die letzte gehört einem Menschen.

01
Auslöser erkennen
Ein Eingang, ein Status, ein Termin: der Punkt, an dem der Ablauf heute beginnt.
02
Daten einsammeln
Aus den beteiligten Programmen, in der Reihenfolge, die der Fall braucht.
03
Regeln anwenden
Prüfungen, Schwellen und Zuständigkeiten, wie ihr sie festgelegt habt.
04
Ergebnis zurückschreiben
In das System, in dem der nächste Schritt darauf wartet.
Mensch
Ausnahmen freigeben
Was die Regeln nicht abdecken, legt der Ablauf vor. Ein Mensch entscheidet.

Automatisiert wird nur, was ihr vorher festgelegt habt. Alles Unklare geht auf den Stapel, nichts wird stillschweigend entschieden.

Was du vorbereiten musst

Ein Ablauf, der oft läuft

Lieber einer mit fünfzig Durchläufen im Monat als drei mit je fünf.

Zugang zu den beteiligten Programmen

Zum Start lesend. Schreibend erst nach deiner Freigabe.

Die Regeln, die heute im Kopf sind

Wer prüft was, ab welchem Betrag, bei welcher Abweichung. Ein Gespräch reicht für den Anfang.

Jemand, der die Ausnahmen kennt

In den ersten Wochen schaut ein Mensch auf den Stapel und sagt uns, was noch fehlt.

Aufwand

Wie lange die drei Schritte dauern, hängt daran, wie viele Programme beteiligt sind und wie sauber die Daten darin liegen. Was es bei dir kostet, steht nach der Prozessanalyse als Festpreis fest.

Ablauf aufnehmen und messen2–4 Wochen

Erste Strecke automatisiert1–2 Wochen

Betrieb und Ausnahmenlaufend

Erst rechnen: Produktivitätsrechner

Häufige Fragen

Welche Abläufe lassen sich im Betrieb automatisieren?

Vor allem wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln: Bestellungen übernehmen, Belege zuordnen, Stammdaten pflegen, Mahnungen oder Terminbestätigungen verschicken. Als Faustregel gilt: Was jemand mehrmals pro Woche auf dieselbe Weise erledigt, ist ein guter Kandidat.

Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleine Betriebe?

Gerade dort, wo wenige Leute viel nebenher erledigen, macht jede eingesparte Stunde einen Unterschied. Ob es sich bei dir rechnet, zeigt die Prozessanalyse in Euro, bevor du etwas beauftragst.

Müssen wir dafür unsere Software wechseln?

Nein. Die Automatisierung läuft neben euren Programmen und spricht mit ihnen über deren Schnittstellen. Wo es keine gibt, nutzen wir den Weg, den auch ein Mensch nehmen würde.

Braucht jede Automatisierung KI?

Nein. Wo feste Regeln reichen, nehmen wir feste Regeln - die sind günstiger und berechenbarer. KI kommt dort dazu, wo Texte gelesen oder Fälle eingeschätzt werden müssen.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

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