Automatisierung für Kfz-Betriebe

Terminanfragen, Kostenvoranschläge und Teilerechnungen laufen vorbereitet durch. Dein Werkstattsystem bleibt, wie es ist, und die Annahme entscheidet.

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Wo die Zeit bleibt

Vier Stellen, an denen in Kfz-Betrieben Zeit verloren geht, bevor jemand ein Fahrzeug anfasst.

Rückfragen vor jedem Termin

Kennzeichen, Laufleistung, Fahrzeugschein: Eine Terminanfrage kommt selten vollständig an. Jede Rückfrage ist ein Anruf oder eine E-Mail mehr, und der Termin wartet.

Voranschläge zwischen zwei Aufträgen

Der Kostenvoranschlag entsteht, wenn der Meister gerade Luft hat. Nachgefasst wird selten, und ob der Kunde zusagt, zeigt sich erst am Telefon.

Saisonspitzen beim Reifenwechsel

Im Frühjahr und Herbst kommen die Anfragen nicht nacheinander, sondern alle auf einmal. Genau dann fehlt die Zeit, sie sauber zu sortieren.

Rechnung gegen Lieferschein

Mehrere Teilelieferungen am Tag und Rechnungen, die nicht zum Lieferschein passen. Wer das von Hand prüft, findet Fehler oft erst beim Monatsabschluss.

Was wir zuerst angehen

Die drei Aufgaben aus dem Produktivitätsrechner. Die Stunden sind Beispielwerte für einen Betrieb mit 12 Mitarbeitern, aus Branchenzahlen geschätzt.

Kostenvoranschläge schreiben und nachfassen

Rund 6 Std. pro Woche

Aus Anfrage, Fahrzeugdaten und einer kurzen Notiz entsteht ein Voranschlag in deinem Format. Offene Voranschläge werden nach einer festen Frist nachgefasst.

Teilerechnungen und Lieferscheine prüfen

Rund 4 Std. pro Woche

Rechnungen und Lieferscheine werden ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen. Was abweicht, ist markiert, bevor jemand freigibt.

Terminanfragen und Rückfragen beantworten

Rund 10 Std. pro Woche

Anfragen werden nach Anliegen sortiert: Inspektion, HU, Reifen, Reparatur. Fehlende Fahrzeugdaten fragt das System selbst nach, und ein Antwortentwurf mit Terminvorschlag liegt bereit.

Mit deinen Zahlen rechnen: Produktivitätsrechner

Ein Ablauf als Beispiel

Eine Terminanfrage zum Reifenwechsel, fünf Stationen. Die letzte gehört der Annahme.

01
Anfrage geht ein
Per E-Mail, über das Kontaktformular oder die Online-Terminbuchung.
02
Anliegen erkennen
Reifenwechsel, Inspektion, HU oder Reparatur - und ist der Kunde schon bekannt?
03
Fehlende Angaben nachfragen
Kennzeichen, Reifengröße, eingelagerte Räder: Fehlt etwas, geht die Rückfrage automatisch raus.
04
Terminvorschlag vorbereiten
Mit freien Zeiten aus dem Kalender und einer Antwort im Ton deines Betriebs.
Mensch
Annahme gibt frei
Jemand aus der Annahme sieht den Vorschlag an, ändert ihn oder schickt ihn ab.

Ins Werkstattsystem schreibt die Automatisierung zum Start nichts. Ob sie dort später Termine eintragen darf, entscheidest du.

Zum Durchklicken: Demo Anfrage KI-Agent

Systeme und Daten

Das Werkstattsystem bleibt

Wir tauschen kein DMS aus. Zum Start binden wir es gar nicht oder nur lesend an; der Einstieg läuft über E-Mail, Kalender und Formular.

Fahrzeug- und Kundendaten

Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Halteranschrift sind personenbezogene Daten. Verarbeitet wird nur, was der Vorgang braucht, auf Wunsch ausschließlich in der EU.

Zugänge bleiben bei dir

Passwörter für Hersteller- und Teileportale bleiben bei deinem Team. Die Automatisierung arbeitet mit dem, was per E-Mail und als Datei ankommt.

Freigabe bleibt beim Menschen

Kein Voranschlag, kein Termin und keine Rechnungsfreigabe geht ohne Blick eines Mitarbeiters raus. Automatisch laufen nur Rückfragen nach fehlenden Angaben, im Wortlaut, den du vorher freigegeben hast.

Pakete und Preise

Drei Pakete als Beispiel, jedes baut auf dem vorigen auf. Im Preiskonfigurator wählst du jede Leistung dazu oder ab.

Start

Termine abgestimmt

Terminanfragen kommen per E-Mail und Formular, jede Rückfrage nach Kennzeichen oder Laufleistung kostet die Annahme Zeit.

1.490 € einmalig
+ 129 € im Monat

Entlastung

Kostenvoranschläge vorbereitet

Kostenvoranschläge schreibt der Meister zwischen zwei Aufträgen, und nachgefasst wird nur, wenn gerade Zeit ist.

3.390 € einmalig
+ 239 € im Monat

Freiraum

Rechnungen geprüft

Von der Terminanfrage bis zur Teilerechnung läuft alles übers Büro, Fehler in Lieferscheinen fallen erst spät auf.

4.590 € einmalig
+ 289 € im Monat

Alle Leistungen einzeln: Preiskonfigurator

Beispielkalkulationen, keine Zusage. Alle Preise netto zzgl. USt.

Häufige Fragen

Muss ich dafür mein Werkstattsystem wechseln?

Nein. Die Automatisierung setzt vor dem Werkstattsystem an: bei E-Mail, Formular und Kalender. Ob und wie sie später auf das DMS zugreift, klären wir im Erstgespräch, zum Start höchstens lesend.

Was bringt Automatisierung in der Reifensaison?

In der Saison kommen viele gleichartige Anfragen gleichzeitig, und genau die lassen sich gut vorsortieren: Anliegen erkennen, Reifengröße und Kennzeichen erfragen, Terminvorschlag vorbereiten. Die Annahme gibt frei, statt jede Antwort einzeln zu tippen.

Lohnt sich das auch für eine kleine Werkstatt?

Entscheidend ist nicht die Größe, sondern wie viele Anfragen und Voranschläge pro Woche anfallen. Der Produktivitätsrechner zeigt es mit deinen Zahlen; im kostenlosen Erstgespräch sagen wir dir ehrlich, wenn es sich nicht lohnt.

Darf eine KI Kundendaten aus der Werkstatt verarbeiten?

Ja, wenn die Regeln der DSGVO eingehalten werden: Auftragsverarbeitungsvertrag, nur die nötigen Daten, auf Wunsch Verarbeitung ausschließlich in der EU. Wie wir das umsetzen, steht auf unserer Seite „KI und Datenschutz“.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

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