KI und Datenschutz: DSGVO-konforme KI-Agenten

Bei Künstlicher Intelligenz (KI) im Betrieb kommt zuerst eine Frage: Was passiert mit unseren Daten? Hier steht, wie wir das in jedem Projekt regeln, bevor ein KI-Agent oder eine Wissensdatenbank mit echten Daten arbeitet.

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Das Wichtigste in Kürze

DSGVO-konform

Eure Daten bleiben eure Daten. Wir verarbeiten sie nur in eurem Auftrag, mit Vertrag, festen Zugriffsrechten und Löschfristen.

EU AI Act

Jeder KI-Agent wird eingeordnet und dokumentiert. Wo Kunden mit einer KI sprechen, erfahren sie das.

Kein US Cloud Act

Auf euren Wunsch verarbeiten wir ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU, bei Anbietern, die nicht dem US Cloud Act unterliegen.

DSGVO in jedem Projekt

Klare Rollen

Ihr bleibt Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten eure Daten nur in eurem Auftrag und nur für das vereinbarte Ziel - geregelt in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Nur, was nötig ist

Ein KI-Agent bekommt Zugriff auf die Daten, die er für seine Aufgabe braucht. Nicht auf das ganze Postfach, nicht auf die ganze Ablage.

Feste Zugriffsrechte

Wer was sehen und ändern darf, legen wir vor dem Start fest - für Menschen und für KI-Agenten.

Löschfristen und Protokoll

Wie lange Daten liegen bleiben, steht vorher fest. Was ein KI-Agent tut, wird protokolliert und lässt sich nachvollziehen.

Ohne Training mit euren Daten

Auf euren Wunsch setzen wir nur KI-Modelle ein, die eure Daten nicht zum Training verwenden. Ob sich euer Vorhaben damit umsetzen lässt, prüfen wir vorab.

Datenschutzkonforme KI-Agenten

Ein KI-Agent liest Anfragen, schlägt in euren Systemen nach und bereitet Antworten vor. Dabei sieht er fast immer personenbezogene Daten. Datenschutzkonform wird er nicht durch das KI-Modell allein, sondern durch Regeln, die vor dem Start feststehen.

Erst lesen, dann schreiben

Zum Start greift der KI-Agent nur lesend auf eure Quellen zu. Einträge anlegen oder ändern darf er erst nach eurer Freigabe.

Jeder Dienst offengelegt

Welche KI-Dienste beteiligt sind und wo sie eure Daten verarbeiten, legen wir offen. Für jeden klären wir, wer welchen Vertrag braucht.

Antworten mit Freigabe

In den ersten Wochen sieht ein Mensch jede Antwort, bevor sie rausgeht. Wo Kunden direkt mit dem KI-Agenten schreiben, erfahren sie das.

Mehr zur Leistung: KI-Agenten für Routine-Aufgaben

KI-Wissensdatenbank DSGVO-konform

Eine KI-Wissensdatenbank macht Handbücher, Preislisten, Verträge und Richtlinien per Frage durchsuchbar. Darin stecken oft auch Kunden- oder Personaldaten. Es gelten dieselben Regeln wie für jeden KI-Agenten, dazu drei Punkte, die hier besonders zählen.

Rechte wie in euren Systemen

Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Die Rechte übernehmen wir aus euren Systemen; getrennte Bereiche, etwa für Geschäftsführung und Personal, sind möglich.

Nur, was ihr freigebt

Durchsuchbar wird, was ihr auswählt - nicht das ganze Laufwerk. Wird ein Dokument aktualisiert, ändert sich die Antwort mit; alte Fassungen werden nicht weiter zitiert.

Antwort mit Quelle

Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt. So lässt sich prüfen, woher eine Angabe kommt, und eine falsche Quelle wird korrigiert.

Mehr zur Leistung: Wissensdatenbank, die ihre Antworten belegt

Wo eure Daten verarbeitet werden

Das entscheidet ihr. Wir setzen um, was ihr euch wünscht - und sagen euch vor Projektstart, was jede Variante für Auswahl, Aufwand und Kosten bedeutet.

Mit dem, was ihr habt

Variante 1

Nutzt ihr bereits Microsoft 365 oder andere US-Dienste, bauen wir darauf auf, statt alles umzustellen. Welche Daten dabei wo verarbeitet werden, legen wir offen.

Nur in der EU

Variante 2

Eure Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet.

Ohne US Cloud Act

Variante 3

Der US Cloud Act erlaubt US-Behörden, Daten bei US-Anbietern anzufordern - auch wenn die Server in Europa stehen. Wer das ausschließen will, bekommt nur europäische Anbieter, die nicht unter US-Recht fallen.

EU AI Act

Die europäische KI-Verordnung teilt KI-Anwendungen nach ihrem Risiko ein und knüpft daran Pflichten. Für die meisten Abläufe im Mittelstand sind sie überschaubar - man muss sie nur kennen. Einige Pflichten gelten unabhängig vom Risiko, etwa die Förderung der KI-Kompetenz im Team.

Einordnung

Für jeden KI-Agenten halten wir schriftlich fest, wie er nach der KI-Verordnung einzuordnen ist, wer welche Rolle hat und welche Pflichten daraus folgen.

Hinweis im Kundenkontakt

Wo Kunden direkt mit einer KI sprechen, etwa im Chat, müssen sie das vor dem ersten Kontakt erkennen können. Diesen Hinweis bauen wir von Anfang an ein.

Dokumentation inklusive

Was der KI-Agent entscheidet, welche Daten er sieht, wer eingreift: Das steht in der Dokumentation. Sie gehört zum Projekt und kostet nicht extra.

KI-Kompetenz eures Teams

Wer KI einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seines Teams zu fördern. Auf euren Wunsch schulen wir euer Team online am eigenen KI-Agenten - mit dokumentiertem Inhalt und Teilnahmebescheinigung für eure Unterlagen.

Der Mensch entscheidet

Ein KI-Agent bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Wo es um Geld, Verträge oder Kunden geht, legen wir vorher fest, was der KI-Agent allein erledigen darf und was nicht. Ausnahmen landen bei eurem Team, nicht im Nirgendwo.

Nach Projektende

Ihr bekommt die Dokumentation und alle Zugänge. Daten, die wir für das Projekt verarbeitet haben, geben wir zurück oder löschen sie - so, wie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart. Habt ihr unser Paket „Betrieb & Betreuung“ gebucht, läuft der KI-Agent weiter - mit denselben Regeln wie im Projekt.

Häufige Fragen

Ist KI mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn die Regeln von Anfang an mitgedacht werden: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, nur die nötigen Daten und klare Löschfristen. Genau das legen wir in jedem Projekt fest, bevor ein KI-Agent mit echten Daten arbeitet.

Wie bleibt ein KI-Agent datenschutzkonform?

Durch Regeln, die vor dem Start feststehen: auf welche Daten er zugreift, was er nur lesen und was er ändern darf und wer seine Ergebnisse freigibt. Jeder Schritt wird protokolliert, die beteiligten KI-Dienste legen wir offen, und auf Wunsch werden die Daten nur in der EU verarbeitet.

Lässt sich eine KI-Wissensdatenbank DSGVO-konform betreiben?

Ja. Es gelten dieselben Grundlagen wie bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, nur die nötigen Unterlagen, klare Löschfristen. Dazu kommen die Zugriffsrechte: Wer ein Dokument in euren Systemen nicht sehen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in eurem Auftrag verarbeitet - und das tut fast jeder KI-Agent, etwa bei Mails oder Rechnungen. Den Vertrag mit uns bekommt ihr zu Projektbeginn. Für die KI-Dienste dahinter klären wir, wer welchen Vertrag braucht, und legen alles offen.

Dürfen Mitarbeiter ChatGPT im Unternehmen nutzen?

Ja, aber nicht ohne Regeln. Kritisch wird es, wenn Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse in private oder kostenlose Konten kopiert werden. Besser sind eine klare Regel, was hinein darf, und für wiederkehrende Aufgaben eine Lösung mit Vertrag, die an eure Systeme angebunden ist.

Was ist der US Cloud Act, und betrifft er uns?

Ein US-Gesetz, nach dem US-Behörden Daten bei US-Anbietern anfordern können - auch wenn die Server in Europa stehen. Ob das für euch zählt, hängt von euren Daten ab: Bei Personal-, Gesundheits- oder Mandantendaten ist es ein echtes Argument. Wer es ausschließen will, setzt auf Anbieter ohne US-Bezug. Das bieten wir auf Wunsch an.

Wichtig, denn wir sind Dienstleister und keine Rechtsanwälte:

Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Stand der Informationen: November 2026

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