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Datenanalyse und Reporting

Zahlen aus mehreren Systemen werden zusammengeführt und bleiben aktuell. Der Bericht steht, wenn ihr ihn aufmacht.

Für Betriebe, in denen die Monatszahlen entstehen, indem jemand drei Exporte in eine Tabelle klebt.

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Welchen Nutzen du hast

Vier Dinge ändern sich, wenn die Zahlen von selbst zusammenkommen.

Kein Zusammenkleben mehr

Die Exporte laufen automatisch zusammen, in derselben Struktur, jeden Monat gleich.

Eine Zahl, eine Bedeutung

Umsatz heißt überall dasselbe. Was wie gerechnet wird, steht fest und ist nachlesbar.

Aktuell statt nachträglich

Der Stand ist der von heute Nacht, nicht der vom letzten Monatsabschluss.

Auffälligkeiten melden sich

Weicht eine Zahl stark ab, gibt es eine Meldung, statt dass es im Bericht untergeht.

Wie es abläuft

Fünf Stationen. Die letzte gehört einem Menschen.

  1. 01

    Daten abholen

    Aus Buchhaltung, Warenwirtschaft und CRM, nach festem Zeitplan.

  2. 02

    Zusammenführen

    Kunden, Artikel und Zeiträume werden einander zugeordnet.

  3. 03

    Prüfen

    Lücken, Dubletten und Ausreißer werden markiert, nicht stillschweigend geglättet.

  4. 04

    Bericht aufbauen

    Die Kennzahlen, auf die ihr euch festgelegt habt, in derselben Form wie im Vormonat.

  5. Mensch

    Einordnen

    Was die Zahlen bedeuten, sagt ein Mensch. Die Auswertung liefert die Grundlage.

Der Bericht rechnet, er deutet nicht. Auffälligkeiten werden ausgewiesen, damit jemand hinsieht.

Was du vorbereiten musst

Fünf Kennzahlen, die wirklich zählen

Lieber wenige, auf die ihr schaut, als dreißig, die niemand liest.

Zugang zu den Quellsystemen

Lesend genügt. Schreiben muss die Auswertung nicht.

Eine Definition je Kennzahl

Ab wann gilt ein Auftrag als Umsatz. Solche Fragen klären wir einmal, dann stehen sie.

Ein fester Empfängerkreis

Wer den Bericht bekommt und wie oft.

Aufwand

Wie lange die drei Schritte dauern, hängt daran, wie viele Quellen zusammenkommen und wie einheitlich Kunden und Artikel darin benannt sind. Was es bei dir kostet, steht nach der Prozessanalyse als Festpreis fest.

Kennzahlen und Quellen klären1–2 Wochen
Erster Bericht steht1–2 Wochen
Betrieb und Erweiterunglaufend

Erst rechnen: Produktivitätsrechner

Häufige Fragen

Wie führt man Zahlen aus verschiedenen Programmen zusammen?

Automatisch: Die Daten aus ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung werden regelmäßig, meist jede Nacht, in eine gemeinsame Auswertung übernommen. Exporte und Excel-Zwischenstände von Hand entfallen.

Welche Kennzahlen sind für kleine und mittlere Betriebe sinnvoll?

Die, nach denen ihr tatsächlich entscheidet. Häufig sind das Umsatz und Marge je Kunde oder Produkt, offene Posten und Auslastung. Welche es bei euch sind, klären wir zuerst - bevor irgendetwas automatisiert wird.

Brauchen wir dafür ein neues Berichtsprogramm?

Nein. Wenn ihr mit Tabellen arbeitet, bleibt es dabei - nur gefüllt werden sie nicht mehr von Hand.

Was bringt KI bei der Auswertung von Unternehmenszahlen?

Sie erklärt Auffälligkeiten in Worten und beantwortet Fragen an die Zahlen, etwa „Warum ist die Marge im März gesunken?“. Die Zahlen selbst kommen aus euren Systemen, nicht aus der KI - gerechnet wird wie bisher.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

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