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Erstgespräch buchen

Dokumente auslesen und ablegen

Rechnungen, Lieferscheine und Verträge werden ausgelesen, geprüft und an der richtigen Stelle abgelegt.

Für Betriebe, in denen jeden Tag Belege ankommen und jemand die immer gleichen Felder abtippt.

Angebunden an
LexwareSageMicrosoft 365 / OutlookGoogle WorkspaceOdoo

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Welchen Nutzen du hast

Vier Dinge ändern sich, wenn Belege nicht mehr von Hand erfasst werden.

Kein Abtippen mehr

Betrag, Datum, Nummer, Positionen: Die Felder werden ausgelesen und übernommen, nicht abgeschrieben.

Auffälligkeiten fallen auf

Doppelte Rechnung, abweichender Betrag, fehlende Bestellung: Der Beleg wird markiert statt gebucht.

Immer dieselbe Ablage

Jeder Beleg landet nach derselben Regel am selben Ort. Das Suchen entfällt.

Prüfbar bis zur Quelle

Zu jedem übernommenen Wert lässt sich sehen, an welcher Stelle im Dokument er stand.

Wie es abläuft

Fünf Stationen. Die letzte gehört einem Menschen.

  1. 01

    Beleg kommt an

    Per E-Mail, aus dem Scanner oder aus einem Ordner, den ihr schon nutzt.

  2. 02

    Art erkennen

    Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Mahnung: Die Behandlung hängt daran.

  3. 03

    Felder auslesen

    Die Angaben, die für diese Belegart vereinbart sind.

  4. 04

    Gegen eure Daten prüfen

    Bestellung vorhanden, Betrag plausibel, Lieferant bekannt.

  5. Mensch

    Zweifelsfälle freigeben

    Was nicht sicher zugeordnet ist, sieht ein Mensch an, bevor es gebucht wird.

Nichts wird gebucht, was nicht geprüft ist. Was unklar bleibt, wartet auf eine Freigabe, statt durchzulaufen.

Zum Ausprobieren: Demo Ablage KI-Agent

Was du vorbereiten musst

Eine Belegart für den Anfang

Meist die Eingangsrechnung. Weitere kommen dazu, wenn die erste läuft.

Hundert echte Belege

Aus den letzten Monaten, gern auch die schlecht gescannten. Daran zeigt sich, was der Alltag bringt.

Zugang zur Buchhaltung

Zum Start lesend, schreibend erst nach deiner Freigabe.

Eure Ablagelogik

Nach Lieferant, nach Jahr, nach Projekt: Wie ihr heute ablegt, bleibt es auch.

Aufwand

Wie lange die drei Schritte dauern, hängt daran, wie viele Belegarten dazukommen und wie gut die Vorlagen lesbar sind. Was es bei dir kostet, steht nach der Prozessanalyse als Festpreis fest.

Belegtypen und Felder festlegen1–2 Wochen
Erste Belegart im Durchlauf1–2 Wochen
Betrieb und Prüfquotelaufend

Erst rechnen: Produktivitätsrechner

Häufige Fragen

Wie funktioniert die automatische Erfassung von Rechnungen?

Die Rechnung kommt per E-Mail oder Scan herein. Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant und Datum werden ausgelesen, gegen eure Regeln geprüft und dort abgelegt, wo sie hingehört, zum Beispiel in eurer Buchhaltung. Was unsicher ist, wird vorgelegt statt durchgewunken.

Welche Dokumente lassen sich automatisch verarbeiten?

Alles mit wiederkehrendem Aufbau: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Anfragen und Formulare. Auch ein gemischter Posteingang funktioniert - jedes Dokument wird zuerst erkannt und dann nach seinen eigenen Regeln behandelt.

Wie genau ist das Auslesen?

Bei sauberen Vorlagen sehr genau, bei schlechten Scans weniger. Deshalb gibt es die Prüfquote: Je unsicherer ein Wert, desto eher legt der Ablauf ihn vor.

Müssen wir unsere Buchhaltung umstellen?

Nein. Die Belege gehen dorthin, wo sie heute auch landen, etwa in Lexware - nur ohne den Schritt des Abtippens.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

Direkt erreichbar

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DokumenteAuslesen, prüfen, richtig ablegen.Du bist hier
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