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Systeme verbinden statt abtippen

Daten werden einmal erfasst und stehen überall dort, wo sie gebraucht werden. Doppelte Pflege entfällt.

Für Betriebe, in denen dieselbe Kundenadresse in drei Programmen steht und in zweien davon veraltet ist.

Angebunden an
LexwareOdooSalesforceHubSpotPipedriveMicrosoft 365 / Outlook

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Welchen Nutzen du hast

Vier Dinge ändern sich, wenn die Programme miteinander reden.

Einmal erfassen

Was im einen System entsteht, steht kurz darauf im anderen. Ohne Umweg über die Tastatur.

Kein Stand gegen Stand

Für jedes Feld ist festgelegt, welches System führt. Widersprüche lösen sich nicht mehr zufällig auf.

Fehler fallen früh auf

Was sich nicht zuordnen lässt, wird gemeldet, statt in einem System falsch zu landen.

Ohne Systemwechsel

Die Verbindung setzt auf dem auf, was läuft. Kein Programm muss ersetzt werden.

Wie es abläuft

Fünf Stationen. Die letzte gehört einem Menschen.

  1. 01

    Änderung erkennen

    Ein neuer Kunde, ein geänderter Preis, ein abgeschlossener Auftrag.

  2. 02

    Zuordnen

    Welcher Datensatz im Zielsystem gemeint ist - oder ob er dort noch fehlt.

  3. 03

    Übertragen

    Nur die Felder, die vereinbart sind, in der Richtung, die festgelegt ist.

  4. 04

    Rückmelden

    Was übernommen wurde, wird bestätigt und protokolliert.

  5. Mensch

    Konflikte entscheiden

    Wo zwei Systeme etwas anderes sagen, entscheidet ein Mensch.

Es wird nichts überschrieben, was nicht eindeutig zugeordnet ist. Zweifelsfälle warten auf eine Entscheidung.

Zum Ausprobieren: Demo Ablage KI-Agent

Was du vorbereiten musst

Zwei Systeme für den Anfang

Die Verbindung mit dem größten Ärger zuerst. Weitere folgen.

Zugänge zu beiden Seiten

Ein technischer Zugang je System, mit den Rechten, die die Verbindung wirklich braucht.

Eine Festlegung, wer führt

Für jedes Feld eine Seite, die gewinnt. Das ist die eigentliche Arbeit.

Jemand, der die Altdaten kennt

Beim ersten Abgleich kommen Dubletten hoch. Die muss jemand beurteilen.

Aufwand

Wie lange die drei Schritte dauern, hängt daran, wie viele Felder abgeglichen werden und wie sauber die Datensätze auf beiden Seiten sind. Was es bei dir kostet, steht nach der Prozessanalyse als Festpreis fest.

Schnittstellen und Datenwege prüfen2–4 Wochen
Erste Verbindung produktiv2–3 Wochen
Betrieb und Überwachunglaufend

Erst rechnen: Produktivitätsrechner

Häufige Fragen

Wie lassen sich CRM und Buchhaltung miteinander verbinden?

Über ihre Schnittstellen: Ein Kunde oder Auftrag wird einmal im CRM angelegt und landet automatisch in der Buchhaltung, etwa von HubSpot nach Lexware - mit denselben Daten, ohne Abtippen.

Wie vermeidet man doppelte Datenpflege in mehreren Programmen?

Indem ein Programm führt und die anderen automatisch mitziehen. Wir legen fest, wo ein Datensatz entsteht, und verbinden die übrigen Systeme so, dass Änderungen überall ankommen.

Was, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat?

Dann nutzen wir den Weg, den auch ein Mensch nehmen würde: Export, Import oder die Oberfläche selbst. Das ist langsamer, aber es geht.

Was kostet es, zwei Programme zu verbinden?

Nach der Prozessanalyse bekommst du einen Festpreis, keine Schätzung. Lizenzkosten der Programme rechnen die Anbieter direkt mit dir ab; die laufende Betreuung ist optional.

Nächster Schritt

Erzähl uns von dem Ablauf, den du im Kopf hast. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung dafür lohnt - auch wenn die Antwort nein ist.

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