Erst die Ablage eines Sanitärbetriebs nach ein paar Wochen Alltag, dann der Vorschlag des KI-Agenten: einsortiert, einheitlich benannt, abgeglichen mit Kontoauszug und Auftragsliste.
Demo, nicht live: Du siehst ein vorbereitetes Beispiel mit erfundenen Dateien.
WhatsApp Image 2026-10-20 at 11.47.02.jpeg176 KB20.10.2026 11:4720.10.26
35Dateien
31umbenannt und einsortiert
5ältere Fassungen im Archiv
4zur Prüfung
0gelöscht
Protokoll: alle 35 Schritte
Neuer Ordner (3)/Scan_20261009_0002.pdf→ Kunden/Müller, Heinz/A-2026-044 Heizungstausch/01 Angebot und Auftrag/2026-10-09_Auftragsbestätigung_AN-2026-061_Müller.pdf
Neuer Ordner (3)/Scan_20261003_0013.pdf→ Kunden/Becker, Jana/A-2026-041 Badsanierung/04 Material und Stunden/2026-09-29_Lieferschein_LS-884213_Becker.pdf
Neuer Ordner (3)/Scan_20260918_0004.pdf→ Kunden/Schäfer, Andreas/A-2026-038 Rohrbruch Keller/04 Material und Stunden/2026-09-17_Stundenzettel_Schäfer.pdf
Angebot Strangsanierung LW12.pdf→ Kunden/WEG Lindenweg 12/A-2026-039 Strangsanierung/01 Angebot und Auftrag/2026-07-28_Angebot_AN-2026-048_WEG-Lindenweg-12.pdf
Lieferschein 884590.pdf→ Kunden/WEG Lindenweg 12/A-2026-039 Strangsanierung/04 Material und Stunden/2026-09-02_Lieferschein_LS-884590_WEG-Lindenweg-12.pdf
Erst ordnen: Dann steht hier, woran der Agent die Datei erkannt hat und wo sie landet.
Daten abgleichen
Beim Ordnen gleicht der Agent die Ablage mit drei Quellen ab. Heraus kommt eine Liste zum Abhaken, keine Buchung.
Versionen
Mehrere Fassungen derselben Datei: Die maßgebliche bleibt, die anderen kommen ins Archiv. Gelöscht wird nichts.Mehrere Fassungen derselben Datei: Die maßgebliche bleibt, die anderen werden nur markiert. Gelöscht wird nichts.
Grundlage: Dateiinhalt, Prüfsumme und Änderungsdatum